Mirco Angerstein rollte aktivitätsbasierte Budgetierung zuerst mit einer Standard-Tabellenkalkulationslösung aus. Nach einem Jahr gab es so viele Versionen der zentralen Datei, dass niemand mehr wusste, welche aktuell war. Das System kollabierte nicht an der Methode, sondern an der Infrastruktur.

Was vorher unterschätzt wurde

Aktivitätsbasierte Budgetierung erzeugt erheblich mehr Datenpunkte als traditionelle Jahresbudgets. Jede Aktivität braucht einen Kostentreiber, einen Mengenwert und einen Kostensatz. Bei 20 Aktivitäten und 12 Kostenstellen sind das schnell über 700 Einzelwerte, die konsistent bleiben müssen.

Was der Wechsel konkret brachte

Mit einer dedizierten Planungssoftware, die Aktivitäten als eigene Dimension abbildet, fiel die Versionsproblematik weg. Änderungen wurden automatisch auf alle abhängigen Werte übertragen. Die monatliche Pflege sank von drei Tagen auf einen halben.

Das eigentliche Risiko liegt woanders

Angerstein warnt aber: Bessere Software kaschiert schlechte Prozesslogik. Wer seine Aktivitäten nicht klar definiert hat, bekommt mit teurer Software nur schnellere falsche Ergebnisse.

Die Reihenfolge bleibt dieselbe: erst Methode, dann Werkzeug.